Practica de Oficina

El Archivo

Es un sistema cuyo objetivo es conservar debidamente clasificada y ordenada toda la documentacion relacionada con las actividades de las personas, empresas o instituciones

Finalidad

• Conservar ordenadamente los documentos

• Facilitar la localizacion de los documentos cuando se requiera

• Proteger los documentos del deterioro o perdida​​

• Servir de frente de informacion o elemento probatorio

Sistemas de Archivos

Alfabetico

Es uno de los sistemas fundamentales de archivo, el cual tiene como base la secuencia de letras del alfabéto. Este sistema denomina unidad de archivo a cada una de las partes en que se divide el nombre de una persona, empresa o instituto.

Pasos para achivar alfabéticamente:

• Inspeccionar: Se revisan los documentos o papeles para comprobar si ha sido autorizado el archivo.

• Clasificación: Se determina el título bajo el cual será archivarán los documentos, esto dependera de la frecuencia que se le conceda, bien al nombre del remitente de la correspondencia, al asunto de que se trata, al nombre del destinatario y nombre de la localidad donde provienen o hacia donde se envía.

• Macar o codifiar: Se procederá a señalar el título bajo el cual se habrá que​archivar la correspondencia, este paso se realiza subrayando el titulo seleccionado.

• Distribuir: Consiste en separar alfabéticamente los titulos marcados.

• Archivar: Se procede a colocra los papeles o documentos en sus respectivas carpetas, para luego proceder a arachivarlos en su estricto orden alfabético.

Por Asunto

Este método consiste en agrupar los documentos adecuados de acuerdo al tema o asunto tratando en cada pieza de correspondencia.

Dentro de sus caracateristicas estan:

• El titulo de la correpondencia se denomina por la materia tratada en el documento,

• Este metodo es util cuando existe la necesidad de relacionar el expendiente con alguna actividad en paticular, con algin departamento o con un producto especifico.

• Los asusntos pueden archivarse bajos arreglos alfabéticos o arreglos numéricos.

Procedimiento para organizar un archivo por asunto

1) Con arreglo alfabético:

• De diccionario, se sigue rigurosamente el orden de las reglas del alfabeto.

• De enciclopedia, se aagrupan de acuerdo a la relación que tengan entre si.

2) Con arreglo numérico:

• Decimal, consite en agrupar los asuntos o temas aplicando el sistema Dewey.

• Duplex, los suntos se agrupan lógicamente, asignadole a los títulos principales numeración secuencial y a las divisiones y subdivisiones se le asignan números auxiliares, letras o ambas cosas.

Pasos para Archivar documentos utilizando el método por asunto

• Inspeccionar------- Si ha sido autorizado el arhivo del documento.

• Clasificar y Marcar---- Los asuntos según su importancia en principales, divisiones y subdiviones.

• Distribuir----- El materia marcado de acuerdo a los títulos princípales, ya sean alfabéticos o númericos, seguidos de las subdivisiones.

• Archivar--- Los documentos corres´ppondientes a cada persona o empresa de acuerdo al arreglo escogido.

Numerico Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numérico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fácil expansión.

Los componentes del sistema numérico se componen por cuatro partes básicas:

• Al archivo principal

• El archivo misceláneo alfanumérico

• El tarjetero índice

• El registro de números asignados

El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos.

El archivo misceláneo alfabético se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos.

El Tarjetero índice se organiza en el orden alfabético por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numérico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal.

El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relación de los números asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a más de un corresponsal.

PASOS

Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numérico se dan pasos similares al sistema alfanumérico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuación.

• Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo

• Acondicionar los documentos se hace índico en el capítulo 8

• Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guías que se discuten en el capítulo 8 para un sistema alfanumérico.

• Calificación alfanumérica la correspondencia se clasifica alfanuméricamente para facilitar la consulta de al tarjetero índice alfabético y saber el número de corresponsal o asunto.

• Codificación numérica en primer lugar se consulta el tarjetero índice para saber el número asignado y si el corresponsal es activo o pasivo.

• Clasificación numérica después de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificación preliminar de los primeros.

• Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con número

Geografico

Todo archivo geográfico consta de dos elementos importantes:

1) Un archivo principal: Se ordena alfabéticamente por paises, estados o territorios, zonas, direcciones, etc, y puede organizarse de la siguiente forma:

• Con guias alfabéticas y con guias de divisiones geográficas o politicas.

• Con solo guias de diviciones geográficas o politicas.

2) Un tarjetero o fichero: puede ser:

• Auxiliar: Se ordena alfabéticamente con los nombres de los corresponsales.

• Principal: Tambien encontramos el archivo geográfico de tarjetas, Por ejemplo, una editorial internacional puede mantener el registro de sus clientes organizado por territorio; en este caso sería conveniente tener una lista, alfabética, separada o un tarjetero de los nombres que se han organizado geográficamente.

3)Un mapa, una guia, un visocontrol, etc: Sirven para indicar la localizacion de la clientela, ya sea geográficamente o por zonas o direcciones.

USOS Su utilización es recomendable en los siguientes casos:

• Cuando las empresas poseen y necesitan controlar sus sucursales y agencias, distribuidores consecionarios, etc.

• En institucione cuyas ventas se organizan por áreas geográficas.

• En empresas de servicios públicos como luz, teléfono, gas, etc.

• En compañias dedicadas a las ventas por correo, editoriales, empresas de transporte, etc.

El Oficinista

se denomina popularmente como oficinista a aquel individuo que se desempeña laboralmente en una oficina.

Una oficina es un lugar, salón, destinado con exclusividad al trabajo, en el cual los empleados de una compañía o empresa realizan diversas actividades y funciones vinculadas todas ellas al funcionamiento satisfactorio y la maximización de beneficios de la empresa en cuestión. Ahora bien, respecto de las funciones y acciones que le toca llevar a cabo al oficinista, mayormente, las mismas se encuentran asociadas a tareas administrativas y que implicarán en buena parte de los casos el tener un contacto directo con los clientes de la empresa. También y por esta cuestión es habitual que

a los oficinistas se los llame como empleados administrativos.​​ Así resulta que el trabajo del oficinista tendrá que ver con la recepción y atención de los clientes y se desarrollará entonces en las oficinas comerciales que dispone la empresa. En tanto, las tareas que desempeñará un oficinista pueden ser de lo más variadas y claro, también en mucho dependerán de la orientación comercial que ostente la empresa en la que trabaja. Entre otras acciones tomará pedidos, solicitudes, atenderá reclamos de los clientes o potenciales consumidores; manejará y controlará el archivo o stock de la empresa; gestionará y administrará la caja chica; realización de trámites generales en nombre de la empresa, entre otros.

Importancia

En toda compañía tenemos una Planificación Laboral, que tiene como finalidad sectorizar las distintas actividades que realizarán sus empleados, teniendo en cuenta una División del Trabajo acorde a las especialidades que tengan en su Formación Académica, siendo generalmente esto descripto en lo que es el Organigrama de Empresa, donde se ponen de manifiesto los roles de cada empleado. Sin lugar a dudas que la base de este trabajo está en el labor de los llamados Oficinistas, ocupando distintos roles dentro de la firma, generalmente siendo ligados a Funciones Administrativas (por lo que también reciben el nombre de Empleados Administrativos) y teniendo un mayor contacto con los clientes de las empresas.

Funciones del Oficinista

• Recibe, revisa, clasifica, archiva y despacha comunicaciones y demás documentos de oficina consignados por usuarios de la unidad.

• Llena a mano formatos, libros de registros y control, fichas y otros documentos similares.

• Efectúa y atiende llamadas telefónicas.

• Atiende a profesores, estudiantes, empleados y público en general.

• Suministra información a las personas que la requieran.

• Opera una fotocopiadora.

• Lleva el control de ingresos y egresos de material.

• Recibe información para transcribirla.

• Procesa en el computador información solicitada.

• Transcribe correspondencia general, notas de exámenes, datos de inscripción y cualquier documento que se le asigne.

• Llena formatos de cheques de acuerdo a los datos contenidos en los documentos soporte.

• Transcribe información para mantener bases de datos.

• Realiza respaldos a la información procesada en el computador.

• Graba información para mantener bases de datos.

• Elabora cuadros demostrativos, organigramas, formatos, flujogramas y otros documentos con la información procesada.

• Imprime el trabajo realizado.

• Desglosa, ordena, compagina y entrega los documentos con la información procesada.

• Cumple con las normas y procedimientos en materia de Seguridad Integral, establecidos por la organización.

• Mantiene en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía.

• Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.

• Realiza cualquier otra tarea afín que le sea asignada.