Contabilidad

Esta materia nos representa como mención y es una de la más importante en aprender a manejar y durante este año este ha sido nuestro tema central:

La cuenta y su clasificación:

Denominamos cuenta a cada uno de los nombres bajo los cuales se agrupan los diferentes bienes, deudas y operaciones de naturaleza análoga.

Partes que componen una cuenta contable:

El titular o nombre de la cuenta: como su nombre lo indica, el titular se refiere a la cuenta en la que estamos registrando. Por ejemplo, si un negocio compra mercancías a crédito, deberá de dar un débito a la cuenta “Compra de mercancías” (este es el titular) y un crédito a “Proveedores”(otro titular).

Debe o Débito: El Debe, también llamado débito, se coloca en la parte izquierda de la cuenta y representa todo lo que “entra” al negocio o el motivo de por qué salió algo.

Haber o Crédito: Es la parte derecha de la cuenta y representa todo lo que “sale” de la empresa o bien el motivo de por qué entró algo.

Saldo: Es la diferencia entre el debe y el haber. Si la suma de los débitos de una cuenta son mayores que la suma de los créditos, entonces se dice que dicha cuenta tiene un saldo deudor. Si por el contrario el total de los créditos es mayor que los débitos el saldo será acreedor.

Clasificación de las cuentas contables:

Las cuentas contables se clasifican en dos grupos: CuentasReales y Cuentas Nominales.

En las cuentas reales se incluyen los Activos, Pasivos y el Capital. Estas tres cuentas son las que se utilizan en el Estado de Situación Financiera y se les llama “cuentas reales” porque permanecen abiertas por más de un período contable conservando sus balances.

En las cuentas nominales se incluyen los Ingresos, Costos y Gastos. Estas últimas se usan en el Estado de Resultados(también llamado Estado de Ganancias y/o Perdidas). Se les llama nominales porque se cierran tras finalizar cada período contable, es decir, que solo se utilizan durante un período de tiempo determinado y luego su balance comenzará en cero.

En un negocio es importante conocer dos cosas fundamentales: cómo entra o sale el dinero y cómo se deben de registrar las operaciones.

Las cuentas básicas de la contabilidad en la que se registran los diferentes tipos de transacciones son:

1. Activos: Los activos representan todos los bienes y derechos que posee una empresa. Estos pueden ser físicos (tangibles), como el dinero, un terreno, un edificio, etc. También pueden ser activos intangibles como la propiedad intelectual, una marca, entre otros.

2. Pasivos: Los pasivos son todas las obligaciones que tiene un negocio con alguna entidad. Así por ejemplo: si una empresa decide solicitar un préstamo para poder continuar con sus actividades, esta se compromete a pagar dicho préstamo en un tiempo determinado. Esa obligación que tiene el negocio de pagar el préstamo es a lo que se le llama pasivo.

3. Capital: El capital contable representa las aportaciones de los propios dueños del negocio, las aportaciones que hacen los inversores externos o el propio capital ganado. Al invertir en un negocio los inversores adquieren derecho sobre los activos de una empresa.

4. Ingresos: Los ingresos representan el dinero que entra a una empresa debido a las actividades económicas de la misma. Si una empresa comercial vende mercancías al contado se contabiliza la operación dándole un débito a efectivo (activo) y un crédito a Venta de mercancías (el ingreso).

5. Costos: Un costo es todo desembolso de dinero que se hace con el objetivo de adquirir un activo que generará beneficios económicos al negocio. Además del precio del activo que se adquiere, también se considera un costo a todo el proceso que conlleva poner dicho activo en funcionamiento. Así por ejemplo, si una empresa decide comprar mercancías, las cuales deben de ser transportadas hasta el local, se deberá de registrar la compra de mercancías como un costo y también el flete (el costo del transporte).

6. Gastos: Un gasto es un egreso o salida de dinero que está destinado a la distribución de un producto o bien podría ser un desembolso causado por la administración de una empresa. Un gasto financia una actividad especifica en beneficio de la empresa, pero se diferencia del costo porque queda consumido al instante. Son ejemplo de gastos: los salarios administrativos, el pago de la energía eléctrica, el pago de transporte para la venta de un producto (ojo, no confundir con el flete, que es el transporte que se pagacuando se adquiere un producto).

CUENTAS DE ORDEN

Son aquellas cuentas que representan valores que no pertenecen a la empresa, ni son obligaciones de la misma, pero que pueden en un futuro representar un recurso o una obligación para el ente económico y por lo tanto deben ser registradas y reveladas en los Estados Financieros por control. Estas cuentas controlan los hechos económicos que no afectan los recursos del ente (Activos), sus obligaciones externas o internas (Pasivo y Patrimonio), pero que las operaciones que las generan representan algún tipo de responsabilidad para la empresa o pueden en el futuro convertirse en un recurso o una obligación para ella. Pueden ser de naturaleza débito o crédito. También se denominan cuentas de memorando.

Las cuentas de orden se presentan dentro del Estado de Posición Financiera o Balance General, sin formar parte de él. Su ubicación es al pie del mismo, después de las sumas iguales, las de naturaleza débito debajo del total del activo y las de naturaleza crédito debajo del total de Pasivo y Patrimonio. Estas cuentas tienen como característica de que no requieren de la partida doble, por ser una anotación de control, pero para ser coherentes con este paradigma, se utiliza la partida doble registrando dos cuentas que llevan las misma denominación pero se diferencian porque a una de ellas se le adiciona el sufijo "por contra".

Activos

MODERNAMENTE LOS ACTIVOS SE CLASIFICAN EN:

Activos Circulantes o Corrientes. Activos no circulantes que incluyen: Activos Fijos Los activos intangibles. Las inversiones Los Cargos diferidos Otros Activos no circulantes ACTIVOS CORRIENTES O CIRCULANTES: Esta se define como el efectivo sin ninguna restricción, o cualquier otra partida del activo que se tenga para convertirse en efectivo o que se haga de consumir en el ciclo normal de operaciones. Las partidas del activo corriente o circulante más importante son: 1) El efectivo 2) Las cuentas por cobrar 3) Los inventarios 4) Gastos pagados por adelantado. DENTRO DE LOS ACTIVOS NO CIRCULANTES TENEMOS:

ACTIVOS FIJOS: Estos se agrupan en las empresas en el renglón de propiedad, planta y equipos, y se definen como los bienes de naturaleza que posee la empresa con carácter relativamente permanente usados en las operaciones del negocio y que son adquiridos no con la intensión de venderse. Dentro de las partidas que se clasifican como Activos Fijos en el Balance General tenemos: 1) Terrenos. 2) Edificios 3) Máquinas y Equipos 4) Mobiliarios y Equipos de oficina 5) Equipos de transporte 6) Depreciaciones Acumuladas. ACTIVOS INTANGIBLES: Se clasifican en este grupo todos los activos de dimensiones o incorpóreo, es decir, que no sean dinero o bienes de naturaleza, lo que le da las características de no tener existencia física, basando su valor a los derechos y beneficios esperados por la posesión de su propietario. Dentro de ellos podemos distinguir: 1) Marca de Fábrica. 2) Crédito Mercantil. 3) Patente. 4) Registro Mercantil. ACTIVOS DIFERIDOS: Lo constituyen aquellos activos que posee una empresa, los cuales suelen amortizarse en varios períodos y que su conversión en gasto está generalmente regulado por la ley. Dentro de los activos diferidos más importantes tenemos los siguientes: 1) Gastos de organización. 2) Mejoras en propiedades arrendadas. INVERSIONES: Las inversiones son erogaciones para adquirir bienes muebles o inmuebles, tangibles o tangibles, que produzcan ingresos o presten servicios. También se puede decir que son rubros del balance general, calificados como permanentes o temporales, de acuerdo con los períodos esperados de tenencias y frecuentemente con frases que indiquen la existencia de algún control. Las inversiones en valores pueden calificarse en: 1) Inversiones Temporales: Estas se clasifican en el balance general como activo corriente, a continuación de la cuenta del efectivo. 2) Inversiones Permanentes a Largo Plazo: Estas deben mostrarse en el balance general entre el activo circulante y el activo fijo, bajo el título de otros activos (Inversiones). OTROS ACTIVOS: Dentro de este título deben colocarse todos los bienes y derechos que tiene la empresa y que no caben dentro de las clasificaciones anteriores por ser estas muy específicas. Los bienes arrendados con opción a compra, o sea aquellos bienes adquiridos mediante un contrato de arrendamiento, deberán incluirse dentro de los activo de operación, registrando el pasivo correspondiente. Los derechos que se pagan para obtener un servicio también deben colorarse en este reglón, tal es el caso de la fianzas de teléfono, de electricidad, el pago de un depósito de alquiler. Las obras de construcción que aun no estén prestando servicio deberán incluirse dentro de esta clasificación de activos, así también las propiedades arrendadas que se espera puedan generar ingresos en el futuro. CUENTAS COMPLEMENTARIAS DE ACTIVO

También denominadas Cuentas de Valuación de Activos, representan las cuentas que permiten llevar a su verdadero valor un activo. Estas cuentas permiten que el recurso refleje su valor de realización o su realidad económica. Son cuentas complementarias del respectivo activo, son accesorias del recurso y no pueden existir de manera independiente y sufren la suerte de la cuenta principal, es decir los hechos que afecten la cuenta principal afectan también la cuenta complementaria, si la cuenta principal desaparece, la complementaria también, si la principal es ajustada, la complementaria también debe ser ajustada. Las cuentas de valuación de activos tienen un saldo de naturaleza contraria al de la cuenta que valúan, es decir son de naturaleza acreedora. El valor real de la cuenta valuada o valor en libros, es el saldo que tiene menos el saldo de la cuenta complementaria.

Las principales cuentas complementarias son:

r Provisión para cuentas de difícil cobro o Provisión para inventarios

r Depreciación acumulada

r Amortización acumulada

r Agotamiento acumulado

La cuenta provisión para deudas de difícil cobro llevan a su valor real las cuentas por cobrar comerciales o deudores clientes, pues su saldo representa el valor estimado de las cuentas incobrables. De acuerdo a lo dicho el valor en libros de los deudores clientes es la diferencia entre el saldo de la cuenta principal y el saldo de la cuenta complementaria.

La provisión para inventarios es una cuenta complementaria que representa el valor estimado de los inventarios deteriorados, vencidos u obsoletos que por este motivo han perdido su potencial de realización. El valor en libros de los inventarios es la diferencia entre el saldo de inventarios y la provisión para inventarios.

La cuenta depreciación acumulada representa el valor distribuido del costo histórico de un recurso productivo en la producción de un bien o un servicio El valor de la depreciación acumulada es la parte del costo del recurso productivo recuperada por medio del desarrollo del objeto social del ente. Todo bien productivo debe distribuir su costo en la producción a través de su vida útil con excepción de los terrenos. El valor en libros del bien productivo es también la diferencia entre el saldo del recurso productivo y el saldo de la depreciación acumulada de ese mismo recurso.

La amortización acumulada representa el valor distribuido del costo histórico de un recurso productivo de naturaleza intangible o inmaterial en la producción. La amortización acumulada es la parte recuperada del costo del recurso productivo intangible en desarrollo del objeto social. El valor en libros del bien productivo intangible es la diferencia entre el saldo del recurso productivo intangible y el saldo de la amortización acumulada de dicho recurso intangible.

El agotamiento acumulado es el valor distribuido del costo histórico de una mina o recurso natural productivo extraíble en la producción. El agotamiento acumulado es la parte extraída de la mina o recurso natural en el desarrollo del objeto social. El valor en libros del recurso natural es la diferencia entre el saldo del recurso natural y el saldo del agotamiento acumulado del recurso natural.

Pasivos

Clasificación de los pasivos

La clasificación del pasivo es un aspecto importante por los efectos y situaciones que se pueden derivar de él.

Los pasivos son tan importantes como los activos, puesto que tienen un gran efecto en la realidad financiera de la empresa, tanto que puede llegar a comprometer la operatividad de la misma.

La clasificación más común y simplista del pasivo, lo divide en pasivos corrientes o a corto plazo, y los pasivos no corrientes o a largo plazo.

Esta clasificación es importante por cuanto tiene una relación directa con el capital de trabajo de la empresa, con su liquidez.

Es importante que la empresa tenga muy presente el pasivo a corto plazo, el que tiene que pagar con inmediatez, puesto que deberá garantizar los recursos para cubrirlos llegado el momento.

Si la empresa llegara a tener dificultades en la generación de flujos de efectivo que le impida cubrir los pasivos a corto plazo, deberá necesariamente recurrir a más pasivos para cubrir esas obligaciones, lo cual tiene un alto costo financiero.

Otra clasificación que es importante realizar, es la que tiene que ver con el tipo o naturaleza del pasivo, clasificación que ya no depende del plazo para pagarlo, sino de su origen y naturaleza.

Entre estos pasivos podemos identificar por ejemplo las obligaciones financieras, los pasivos laborales y los fiscales.

Quizás los pasivos laborales y fiscales son los más importantes, puesto que estos pasivos gozan de especial protección por parte de la ley.

Bien sabemos que la ley protege de forma especial los derechos del trabajador, por lo que la empresa deberá garantizar el pago de los pasivos laborales, inclusive cuando la empresa se encuentre en proceso de reestructuración o liquidación, máxime si se afecta el mínimo vital de algún trabajador.

En cuanto al pasivo fiscal, el estado nunca pierde, y la empresa deberá pagarle los impuestos, puesto que el no pago, puede tener implicaciones penales.

No siempre la clasificación se debe hacer en función del tiempo que se tiene para pagar, sino en el nivel de exigibilidad de los pasivos y de las consecuencias de su no pago oportuno.

Pasivos corrientes

Las deudas a corto plazo se pueden definir como las deudas a corto plazo que una empresa tiene que eliminar o pagar en el plazo de un año. Para resolver el pasivo a corto plazo, una empresa utiliza a menudo su activo circulante. Ambos activos circulantes y pasivos circulantes se muestran en el balance de una compañía, que es un estado financiero que representa la capacidad financiera de una empresa en un momento dado de tiempo. Las deudas a corto plazo de una empresa son sus cuentas por pagar, préstamos a corto plazo, los dividendos a pagar, los intereses por pagar, impuesto sobre la renta por pagar, gastos acumulados y una pequeña parte de los pasivos a largo plazo.

Componentes del Pasivo Circulante

Cuentas por pagar: Una cuenta por pagar es el importe que una empresa debe a sus proveedores, empleados o socios, por los productos o servicios que está utilizando o ha utilizado, pero no ha pagado por ellos todavía. El plazo del crédito que una empresa puede obtener será el aumento de sus activos corrientes y los ingresos.

Gastos acumulados: Los gastos que ya han sido facturados, sin embargo su fecha de vencimiento aún no ha sido, se conocen como gastos devengados. Estos gastos suelen producirse a causa de la comercialización y distribución de los gastos de una empresa.

Los impuestos por pagar: En todos los países, hay un horario establecido, según el cual los diversos impuestos locales, estatales y federales se pagan. Algunos de estos impuestos pueden tener que pagarse trimestralmente, mientras que otros pueden tener que ser pagados al final del año. Toda empresa sin embargo, retiene y hace prever que estos impuestos del gobierno de vez en cuando deben ser pagados, incluso si tienen que ser pagados como suma global al final del año. Estos gastos de impuesto sobre la renta que son vencidos y no pagados, se contabilizan como deudas corrientes por la organización.

Préstamos a Corto Plazo: Una empresa podría tener un préstamo de un banco o cualquier otra institución financiera por un período corto es decir, el préstamo tiene que ser reembolsado en el plazo de un año. Estos préstamos se muestran en las notas de “pagos” en la sección de pasivo corriente del balance.

Deuda a Largo Plazo: A veces una empresa tiene deudas a largo plazo, tales como préstamos a largo plazo del negocio o las hipotecas, algunos pagos vencen en el año actual o en un trimestre determinado. Estas cantidades adeudadas se calcularán y se colocaran en los pasivos corrientes como “documentos por pagar”.

Otros pasivos corrientes: Además de los componentes antes mencionados que se encuentran siempre en el balance de una empresa, hay algunos pasivos circulantes que puedan surgir de vez en cuando, pero de forma habitual. Ejemplos de tales pasivos corrientes son los dividendos a pagar, los bonos por pagar, los depósitos de los consumidores, etc.

Capital

El capital, en el aspecto financiero, se considera la capacidad de dinero que se invierte con el objeto de producir una renta o un interés.

El capital contable es el derecho de los propietarios sobre los activos netos, que surgen por aportaciones de los dueños, por transacciones y otros eventos o circunstancias que afectan una entidad y el cual se ejerce mediante reembolso o distribución.

La principal clasificación de capital contable incluye las partidas:

Capital contribuido.

Se divide a su vez en capital social en aportaciones para futuros aumentos de capital, prima en venta de acciones y donaciones.

Capital ganado. Se divide en utilidades retenidas incluyendo las aplicadas a reservas de capital, pérdidas acumuladas u exceso o insuficiencia en la actualización del capital contable.

Capital Autorizado. Sólo se encuentra en las sociedades constituidas en el régimen de capital variable y representa el total del capital que, como máximo, puede tener la sociedad sin modificar su escritura constitutiva.

Capital suscrito. Es el que se han comprometido a pagar los socios o accionistas, siempre que esta variación no origine que el capital fijo sea inferior al mínimo que marca la ley.

Capital exhibido. Es el que, de aquel que se había comprometido a aportar los socios o accionistas, se ha pagado en efectivo o en bienes.

Utilidades retenidas. Es el importe acumulado de utilidades, menos las pérdidas y los dividendos declarados o pagados a los accionistas desde la formación de a sociedad.

Donaciones. Son las contribuciones en efectivo o en especie que realizan los accionistas. Las donaciones que reciba una entidad deberán formar parte del capital contribuido y se expresará a su valor del mercado en el momento en que se percibieron, más su actualización.

Egresos

Egresos del costo: En este grupo estarán las cuentas de egresos que representan el costo del producto que se piensan vender, en primer lugar:

Compras: Costo de adquisición de la mercancía.

Fletes de compra: Transporte para trasladar la mercancía hasta nuestros almacenes.

Gastos de importación: Aranceles y otros gastos cuando se trata de mercancía importada.

Existen algunas cuentas que representan disminuciones del costo del producto, como: Devoluciones en compra, descuentos en compra y rebajas en compra.

- Gasto de operación : Son los egresos incurridos por la empresa en un determinado período o ejercicio y cuya característica principal es que son erogaciones necesarias y de carácter recurrente y las cuales están íntimamente relacionadas en el funcionamiento y desarrollo de las actividades normales del negocio. Estos gastos se encuentran subdivididos en :

* De ventas: Gastos imputables directamente a los gastos de venta: Sueldos de vendedores, comisiones de vendedores, gastos de viaje, propaganda, fletes de venta,

gasto de alquiler, depreciación activo fijo y gasto de embalaje.

* De administración: Gastos normales que no están en relación directa con la función de vender, conforman todo el soporte administrativo. Como pueden ser: Sueldos y salarios gastos generales (luz, agua, tlf), gastos de artículos de escritorio, gastos de alquiler, gasto de seguro, depreciación activo fijo, honorarios profesionales, pérdida en cuentas incobrables.

- Otros Egresos: Son gastos de carácter esporádico, es decir, no se suceden de manera recurrente o que en todo caso no están en íntima relación con el proceso normal de operaciones que realiza la empresa de forma contínua.Como pueden ser Intereses gastos,Pérdida en venta de activo fijo,Pérdida en efectos en litigio,Multas.

- Egresos extraordinarios: Son también gastos que ocurren en forma ocasional y que no están ligados con las operaciones normales de la empresa, pero que por la importancia que el egreso representa, o por su magnitud en términos monetarios, requiere ser presentado cuando sea el caso en grupo separado de los otros egresos. Entre ellos se encuentran: Pérdidas en incendio y pérdida en robo.